Der Sinn des Beschaffungsrechtes ist es, den Wettbewerb zu fördern und den haushälterischen Umgang der Steuermittel zu gewährleisten.
Die Grundfragen der Beschaffung (was soll beschafft werden und wie hoch ist der geschätzte Auftragswert) sind frühzeitig im Projekt zu diskutieren und zu entscheiden.
Das Durchführen des Vergabeverfahrens (Ausschreibung, Evaluation, Zuschlag, allfällige Rechtsmittel) ist nur ein Teilaspekt des gesamten Beschaffungsprozesses. Ein grosser Zeitbedarf kann u. a. die vorgängige Definition des Beschaffungsgegenstandes und die Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen erfordern.
Der geschätzte Auftragswert entscheidet darüber, welche Verfahrensart (Staatsvertragsbereich, offenes/selektives Verfahren, Einladungsverfahren, freihändiges Verfahren) für die Beschaffung durchgeführt werden muss.
Es gelten folgende Schwellenwerte:
Der Auftragswert ist gemäss Art. 15 IVöB zu bestimmen.
Ziele
| Nr. | Schritt | Inhalt | Weiterführende Links |
|---|---|---|---|
| 01 | Einleitung des Vergabeverfahrens | 1.01 Bedarfsabklärung 1.02 Beschaffungsplanung 1.03 Marktabklärung 1.04 Kostenschätzung (geschätzter Auftragswert) 1.05 Projektorganisation |
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| 02 | Wahl des Beschaffungsverfahres | 2.01 Verfahrenswahl |
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| 03 | Ausschreibungsunterlagen erstellen | 3.01 Pflichtenheft 3.02 Kriterien / Bewertung 3.03 Anhänge / Beilagen 3.04 Vertragsentwurf inkl. SIK / AGB |
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| 04 | Ausschreibung publizieren & Offerteröffnung | 4.01 Publikation 4.02 Fragen / Antworten 4.03 Einreichen der Angebote 4.04 Eingang und Öffnung der Angebote |
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| 05 | Evaluation und Zuschlagserteilung | 5.01 Prüfung und Bewertung der Angebote 5.02 Bereinigung der Angebote 5.03 Offertpräsentation 5.04 PoC oder Demo 5.05 Evaluationsbericht 5.06 Zuschlagsverfügung 5.07 Debriefing |
Die Zuständigkeit für die Zuschlagsverfügung ist in Art. 41 OVO geregelt |
| 06 | Vertragsabschluss | 6.01 Erstellen Vertrag 6.02 Vertragsverhandlungen 6.03 Vertragsabschluss 6.04 Umsetzung Vertrag |
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Hinweis: Der geschätzte Auftragswert entspricht nicht den Projektkosten!
| Prüfpunkte | Bedeutung | Durchlaufzeiten (Richtwerte) |
|---|---|---|
| QG1 | Der Beschaffungsgegenstand ist definiert, beschrieben und der Leistungsumfang ist bestimmt. Der Terminplan der Beschaffung ist mit allen Beteiligten abgesprochen. |
PP: ca. 40 Arbeitstage |
| QG2 | Die Verfahrensauswahl ist getroffen und dokumentiert. | PP: ca. 10 Arbeitstage |
| QG3 | Die Ausschreibungsunterlagen für die Beschaffung liegen vor und sind vor der Publikation von der Auftraggeberin geprüft und freigegeben. Der Entscheid ist dokumentiert. | PP: ca. 20 Arbeitstage |
| QG4 | Die Publikation ist erfolgt und die Angebote sind eingegangen. Das Offertöffnungsprotokoll ist erstellt und unterschrieben. |
PP: ca. 25 Arbeitstage |
| QG5 | Die Evaluation wurde durchgeführt. Der Evaluationsbericht ist von der Auftraggeberin geprüft und freigegeben. Die Vergabe (Zuschlagsverfügung) ist von der zuständigen Behörde nach Art. 41 OVO beschlossen. Vertragsverhandlung: Die Vertragsentwürfe sind vervollständigt. |
PP: Evaluation ca. 5 – 20 Arbeitstage PP: Vergabe ca. 5-10 Arbeitstage PP: > 1 Monat |
| QG6 | Die Ausgabenbewilligung liegt vor. Die Verträge sind unterschrieben. | PP: ca. 10 Arbeitstage |
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Die Projektleitenden der Dienstabteilung Zentrale Informatikdienste (ZID) haben notwendiges Fachwissen zum Beschaffungsprozess und stellt dieses der Projektorganisation zur Verfügung. Fragen zum Beschaffungsprozess (Anforderungen, Inhalte, Ablaufplanung, etc.) werden durch die Projektleitende Betreiber (ZID) behandelt. Die Beschaffungsstelle unterstützt die Projektleitenden Betreiber der ZID nach Bedarf. In Ausnahmefällen werden die Projektleitenden bzw. die Projektorganisation unterstützt. Der SFD Rechtsdienst unterstützt die Beschaffungsstelle nach Bedarf. In Ausnahmefällen werden die Projektleitende bzw. die Projektorganisation unterstützt (insb. In Beschwerdeverfahren). |
Die folgende Tabelle beschreibt die Rollen und Zuständigkeiten:
V: Verantwortlich — P: Prüfen — M: Mitarbeit — I: Informieren
| Rolle | Bedarfsstelle | Auftraggeberin | Projektleiter/in | Projektleiter/in Betreiber (ZID) | Beschaffungstelle (ZID) | Jur. Beratung (SFD) | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nr. | Aufgaben | ||||||
| 1.01 | Bedarfsabklärung | M | P | V | M | - | - |
| 1.02 | Beschaffungsplanung | - | - | V | M | - | - |
| 1.03 | Marktabklärung | M | - | V | M | - | - |
| 1.04 | Kostenschätzung | - | I | V | M | - | - |
| 1.05 | Projektorganisation | - | P | V | M | - | - |
| 2.01 | Verfahrenswahl | - | I | V | M | P | - |
| 3.01 | Pflichtenheft | M | I | V | M | P | - |
| 3.02 | Kriterien / Bewertung | M | I | V | M | - | - |
| 3.03 | Anhänge / Beilagen | M | I | V | M | - | - |
| 3.04 | Vertragsentwurf | - | - | V | M | - | P |
| 4.01 | Publikation Simap (1) oder Interessensvertreter einladen (2) | - | I | M (1) V (2) |
M | V (1) | - |
| 4.02 | Fragen / Antworten | M | - | V | M | - | - |
| 4.03 | Einreichen der Angebote | - | - | - | - | - | - |
| 4.04 | Eingang und Öffnung der Angebote | - | - | V | M | - | - |
| 5.01 | Prüfen und Bewerten der Angebote | M | P | V | M | - | - |
| 5.02 | Bereinigung der Angebote | - | - | V | M | M | M |
| 5.03 | Offertpräsentation | M | M | V | M | - | - |
| 5.04 | PoC oder Demo | M | M | V | M | - | - |
| 5.05 | Evaluationsbericht | - | P | V | M | - | - |
| 5.06 | Zuschlagsverfügung | - | P | V | M | - | P |
| 5.07 | Debriefing | - | - | V | M | M | - |
| 6.01 | Erstellen Vertrag | - | - | V | M | - | - |
| 6.02 | Vertragsverhandlungen | - | - | V | M | - | - |
| 6.03 | Vertragsabschluss | - | P | V | M | - | P |
| 6.04 | Umsetzung Vertrag | M | - | V | M | - | - |