Klassifizierung und Priorisierung

Um Vorhaben insbesondere für das Management, aber auch für alle Beteiligten «greifbar» zu machen, ist es sinnvoll, die anstehenden Vorhaben bzw. Projekte zu klassifizieren. Das bedeutet, dass auf dem Weg von der Idee (IS10) bis zum Projektstart (MS20) vor bestimmten Entscheidungspunkten eine Klassifizierung vorgenommen werden muss, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können. Diese Klassifizierungen während des Portfolioaufnahmeprozesses können umso genauer vorgenommen werden, je mehr und genauere Daten über das geplante Projekt erarbeitet werden. Die Klassifizierung wird aufgrund des Abwicklungs- und Wirkungscharakter ermittelt. Die Ziele der Projektklassifizierung sind

• Die Transparenz bezüglich der Projektklassen über alle Projekte für das Projektportfolio-Gremium bzw. die projektverantwortlichen Linienvorgesetzten zu erhöhen.
• Eine klassengerechte Anpassung der Projektabwicklung bezüglich Instrumenten und Lieferobjekten sicherzustellen.
• Prioritätsentscheide, Empfehlungen und Korrekturen aufgrund harter Kriterien vergleichbar und nachvollziehbar zu machen.

Aufgrund der Klassifizierung, des Risikogrades und der Dringlichkeit eines geplanten Vorhabens kann ein Priorisierungswert definiert werden. Dieser Priorisierungswert wird in den Kontext aller anderen zu startenden, aber auch in den Kontext aller laufenden Projekte gestellt. Im Rahmen der zur Verfügung stehenden finanziellen und personellen Ressourcen kann effektiv entschieden werden, wann ein Projekt idealerweise gestartet wird. Diese Entscheidung trifft in der Stadt Luzern letztlich das Strategiegremium Stadt Luzern Digital (Strategiegremium).

Bestimmung der Abwicklungsart

Nr.	Parameter	SMALL	MEDIUM	LARGE
Zwingende Kriterien für die Bestimmung der Abwicklungsart
01	Erarbeiten von Varianten	Nein	Nein	Ja
02	Beschaffungsart: Selektives oder offenes Verfahren	Nein	Ja	Ja
03	Beschaffungsart: Einladungsverfahren	Ja	Ja	Ja
04	Erhöhte Anforderungen an DSP (Personendaten)	Nein	Ja	Ja
05	Auswirkung in Kernprozess(e)	Nein	Ja	Ja
06	Strukturelle Anpasssungen der Organisation	Nein	Ja	Ja
07	Politische Relevanz	Nein	Ja	Ja
08	Rechtsgrundlagenanalyse	Keine	Keine	Ja
09	Erhöhte Anforderungen an DSP (Personendaten, Eingriff Kernprozesse) oder Cloud-Lösung	Nein	Ja	Ja
Variable Kriterien für die Bestimmung der Abwicklungsart
10	Abhängigkeit von/zu anderen Projekten	Nein	Nein	Ja
11	Aktiv am Projekt beteiligte Dienstabteilungen	Eine	Bis 3	Über 3
12	Konzeptioneller Anteil	Keiner oder sehr gering	Es müssen einfache Konzepte erstellt werden, welche möglicherweise auch in einem Dokument zusammengefasst sind	Es müssen vollumfägliche Konzepte (wie: Migrationskonzept, Betriebskonzept, Einführungskonzept, Testkonzept) erstellt werden
13	Lieferanten	Kein oder nur ein Lieferant	Bekannte Lieferanten Gute Zusammenarbeit mit evtl. kleineren Problemen	Unbekannte Lieferanten Lieferanten mit welchen man in der Vergangenheit immer wieder grössere Probleme hatte
14	Anforderungen	Ersatzbeschaffung (1:1)	Beschaffung eines neuen Systems durch am Markt vorhandene und etablierte Lösungen	Beschaffung oder Entwicklung eines neuen Systems Keine Referenzprojekte, absolutes Neuland
15	Interne Ressourcen	Ressourcenbedarf < 50 Arbeitstage Ausreichend vorhanden und bestätigt	Ressourcenbedarf < 100 Arbeitstage Ausreichend vorhanden und bestätigt	Ressourcenbedarf > 100 Arbeitstage oder auf wenige Schlüsselpersonen verteilt
16	Eingesetzte Technologie	Bekannte und bewährte Technologie	Ausreichend vorhanden und bestätigt	Neue, auf dem Markt noch weitgehend unbekannte Technologie
17	Externe Projektkosten	Bis 50k	Bis 100k	Über 100k
18	Projektdauer in Monaten	1 bis 6	7 bis 12	Über 12