Eine der grössten Herausforderungen im gesamten Projektzyklus ist das richtige Aufsetzen eines Projektes. Die Initianten in den Fachabteilungen erstellen in Zusammenarbeit mit dem DBM ein Steckbrief. Diese formalisierte Idee, das Problem oder Bedürfnis gilt es unter der Koordination des PMO’s so weit zu kneten, dass im Projektportfolio- und Strategiegremium (PPG und STG) erkennbar wird, ob dieses gewünschte Vorhaben allenfalls mit einem Auftrag erledigt werden kann, ob ein Projekt gestartet werden muss oder ob das gewünschte Vorhaben abgelehnt wird. Wird aus dem Wunschvorhaben ein Projekt, so ist unter der Koordination des PMO’s die Projektinitialisierung einzuleiten, so dass dann im MS20 endgültig entschieden werden kann, ob und wann das Projekt gestartet wird. Die wichtigsten Ziele des Projektinitiierungsprozesses, der mit dem Prozess «von der Idee zum Projekt» gleichgesetzt werden kann, sind:
| Tätigkeit | Beschreibung/Ergebnisse | |
|---|---|---|
| A | Steckbrief (SB) für die/das Idee/Vorhaben erstellen |
Der Antragsteller (ATS) erfasst im pqforce den Steckbrief. Ergebnis 1: Steckbrief ist erfasst |
| B | SB mit ATS abstimmen, erste Bewertung |
SB wird mit dem ATS abgestimmt. Eine erste ordinale Bewertung des geplanten Vorhabens durch das PMO wird durchgeführt. |
| C | Vormerkung für Budget |
Das Vorhaben wird durch das PPM in die Finanzplanung aufgenommen. |
| D | Eintrag Masterplan |
Das Vorhaben wird durch das PPM in den Masterplan aufgenommen. Masterplan: Wann ist das Projekt geplant, welche finanziellen und personellen Ressourcen bindet das Projekt, welche Abhängigkeiten hat das Projekt. |
| E | Vormerkung für Budget |
Die Finanzplanung wird, wenn nötig durch das PPM angepasst. |
| F | Qualitative Beurteilung der Idee & Projektorganisation |
Die Idee und die Projektorganisation werden durch das PMO qualitativ beurteilt. |
| G | PL Vorschlag |
ATS und/oder PMO schlagen eine/n Projektleiter/in vor, welche/r die notwendigen Fähigkeiten hat für eine erfolgreiche Durchführung des Projekts. |
| H | 2te Bewertung, Mutation Masterplan |
Die Projektklassifizierung und die Abwicklungsgrösse des Projekts wird durch das PMO bestimmt. Masterplan wird vom PPM angepasst. |
| I | Voraussichtlicher PL empfohlen |
ATS empfiehlt den voraussichtlichen PL. |
| J | Initialisierungsauftrag beurteilen & beantragen IS18 |
Der Initialisierungsauftrag wird durch das PPG beurteilt und beantragt die Freigabe beim STG oder der DA. |
| K | Initialisierungsauftrag prüfen, Entscheid fällen |
Das STG oder die DA prüft die Empfehlung des PPG und fällt den Entscheid über die Freigabe oder Nicht-Freigabe. |
| L | Projektinitialisierung Standard: xx Tage Lo 01: Studie Lo 02: Projektplan |
Die Projektinitialisierung wird durch das Projektteam durchgeführt. Die Lieferobjekte Studie und Projektmanagementplan werden in dieser Phase erarbeitet. |
| M | Lo 03: Projektauftrag erstellen |
Der Projektauftrag wird durch das Projektteam erstellt. |
| N | Projektauftrag mit ATG abstimmen |
Der Projektauftrag wird durch den Projektleiter mit dem Auftraggeber geklärt. |
| O | Simulationen durchführen |
Vom PPM wird eine Simulation hinsichtlich Abhängigkeiten, Schlüsselressourcen und finanzieller Ressourcen durchgeführt. Diese Ergebnisse dienen als Entscheidungsgrundlage für das PPG und STG. |
| P | 3te Bewertung Projekt Mutation Masterplan |
Die Projektklassifizierung, die Dringlichkeit, die Portfolio Risiko Einschätzung, die Priorisierung und der Erfolgscheck wird vom PMO erstellt. Diese Ergebnisse dienen als Entscheidungsgrundlage für das PPG und STG. |
| Q | Personal/Termingenehmigungs-empfehlung |
Auf der Basis der Ressourcenplanung und der terminlichen Abhängigkeiten erfolgt die Empfehlung an das STG oder DA. |
| R | Projektauftrag MS 20 beurteilen Entscheid fällen |
Das STG oder die DA prüft die Empfehlung des PPG und fällt den Entscheid über die Freigabe oder Nicht-Freigabe. |
| S | Budget / Finanzübersicht nachführen |
IPP wird durch das PMO nachgeführt. |
| T | Konzeption beginnen |
Das Projekt startet mit der Konzeptphase. |