Dokumentenmanagement und Versionierung

1. Allgemeines

Das projektspezifische Dokumentenmanagement hat die Aufgabe, alle anfallenden Dokumente zu gestalten, zu kennzeichnen und zu archivieren. Es ist eng verbunden mit dem Versions- und Änderungsmanagement. Dokumente der Projektabwicklung können Listen, Pläne, Berichte, Vorschriften, Spezifikationen etc. sein. Ziel des Dokumentenmanagements ist es, zu gewährleisten, dass:

• das in den Dokumenten erarbeitete Wissen für alle Beteiligten leicht zugänglich ist
• dieses Wissen über die Projektdauer hinaus für das Unternehmen gesichert ist
• die Ablage von elektronischen Dokumenten in Projekten einer einheitlich festgelegten Struktur folgt
• Datenschutz und Informationsschutz in Projekten. Ausschreibungsunterlagen (Pflichtenhefte, Angebote usw.) müssen vor nicht berechtigten Zugriffen geschützt werden.

2. Rahmenbedingungen

• Die Projektleitung ist grundsätzlich verantwortlich, dass die Dokumentenablage der Ergebnisse aus den Projekten den Vorgaben entsprechen.
• Digital (PMO) eröffnet bei Eingang des Ideensteckbriefes im Gever (CMI) ein Geschäft (Vorlage «Projekt Projektidee»).
  Wichtig: Die Gever Geschäftsnummer ist die Projektnummer!
• Für die Dauer des Projekts können die Ergebnisse auch in Teams geführt werden. Die Projektleitenden können über die App «Valo» einen Projektraum anfordern. Es ist den Projektleitenden überlassen, ob sie mit Teams arbeiten wollen.
• Die Projektleitenden sind verantwortlich, dass die geschäftsrelevanten Ergebnisse müssen spätestens bei Projektabschluss im Gever (CMI) abgelegt sind.

2.1 Weiterführende Unterlagen

Detailliertere Bestimmungen zu obigen Rahmenbedingungen wurden von der Fachstelle Gever erarbeitet. Diese Bestimmungen sind in den Projekten verpflichtend einzuhalten. 

Merkblatt "Ablage von Dateien in MS Teams und im GEVER-System CMI" (link): Begriffsklärungen zu "geschäftsrelevant", "vertraulich", "besonders schützenswerte Personendaten",Dokumentenlebeszyklus".

"Use Cases: Dokumente in MS Teams und CMI" (link): Beschreibt das Verfahren der Use Cases "geschäftsrelevant; vertraulich", "geschäftsrelevant, nicht vertaulich", "nicht geschäftsrelevant, vertaulich".

2.2 Namenskonventionen

Projektnummer; Space; Dokumentbezeichnung

Zum Beispiel: 2022-ZZZZ Projektauftrag

Bei Dokumenten, die terminrelevant sind, beispielsweise für Protokolle, kann als zusätzliches Attribut noch das Datum mitgegeben werden.

Zum Beispiel: 2022-ZZZZ Protokoll Projektausschuss 16102022

Bei Dokumenten, die mehrmals in einer anderen Ausprägung entstehen können, wie zum Beispiel Änderungsanträge, muss die Dokumente fortlaufend Nummeriert werden.

Zum Beispiel: 2022-ZZZZ Änderungsantrag Nr1

2.3 Versionierung

Die Dokumente werden sowohl im Gever (CMI) als auch im Teams per Standard automatisch versioniert.

So ist sichergestellt, auch ältere Versionen eines Dokumentes im Zugriff zu haben.

Jedes Dokument hat ein Änderungsverzeichnis.

Dieses ist nicht synchron mit der Versionierung im Gever oder Teams.

Wichtig ist, dass für die für die Dokumentenversion welche an das PPG und STG geht, und auch für die finale Version eine eindeutige Version vorhanden ist.

2.4 Prozess

Hauptaufgaben des projektbezogenen Dokumentenmanagements:

Nr.	Hauptaufgaben	Inhalt
01	Dokumentenablage aufbauen und Kommunizieren	Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, dass die Dokumentenablage erstellt ist und allen Projektmitarbeitenden klar kommuniziert wurde.
02	Controlling während der Projektlaufzeit	Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, dass: die Dokumentationen korrekt und am richtigen Ort abgelegt werden die Namenskonventionen berücksichtigt werden der Veränderungsprozess konsequent durchlaufen und den Versionierungsrichtlinien entsprochen wird
03	Projektabschluss	Am Ende eines Projekts muss die Dokumentation geordnet der Zielorganisation übergeben und archiviert werden: IT relevante Dokumente wie das Betriebskonzept und Testkonzept werden der ZID (Applikationsverantwortlicher) übergeben. die als «geschäftsrelevant» deklarierten Dokumente werden in das Gever Geschäft überführt, sofern diese in einem anderen Ablagesystem (Teams) geführt wurden. das Gever Geschäft wird durch PMO (Digital) nach Projektabschluss von Status «in Bearbeitung» auf den Status «abgeschlossen» gestellt.
04	Archiv	Das Gever Geschäft bleibt als abgeschlossenes Geschäft für 10 Jahre im CMI. Das Dossier kann eingesehen werden. Veränderungen sind nicht mehr möglich.
05	Langzeitarchiv	Nach 10 Jahren wird das Dossier in das Langzeitarchiv übergeben.