Klassifizierung

Die Projekte werden nach unternehmensrelevanten Kriterien klassifiziert (= Projektnutzen). Ein "strategisches Projekt" (Top-Priorität) wird somit zwangsläufig in die Klasse A eingestuft.

Nr.	Wirkungskriterien	Tiefe Priorität	Mittlere Priorität	Hohe Priorität	Top-Priorität
01	Zukunftswert (Enabler/Möglichmacher): Kann durch das Projekt etwas möglich gemacht werden, von dem andere unmittelbar oder später profitieren? Z.B. Neues Gebäude, Gebäudesanierung, Gesetzesanpassungen etc.	1 Gering	2 Mittel	3 Hoch	4 Sehr hoher Beitrag
02	Nutzen verwaltungsintern: Bringt das Projekt einen erkennbaren Nutzen in der eigenen Direktion oder bei anderen Verwaltungseinheiten?	1 Gering	2 Mittel	3 Hoch	4 Sehr hoher Beitrag
03	Ressourceneffizienz: Was für eine rein monetäre Wirkung hat das Projekt. Es ist die Gegenüberstellung von Kosten (Aufwand) und Nutzen (Ertrag)?	1 Gering	2 Mittel	3 Hoch	4 Sehr hoher Beitrag
04	Verwaltungsrisiko senken (Risikominimierung): Kann man mit dem Projekt ein oder mehrere Verwaltungsrisiken senken? (z.B. Cyber Crime, Image)	1 Gering	2 Mittel	3 Hoch	4 Sehr hoher Beitrag
05	Beitrag zur Erreichung des Legislaturziels Lebenswerte Stadt	1 Gering	2 Mittel	3 Hoch	4 Sehr hoher Beitrag
06	Beitrag zur Erreichung des Legislaturziels Smart City	1 Gering	2 Mittel	3 Hoch	4 Sehr hoher Beitrag
07	Beitrag zur Erreichung des Legislaturziels Zentrumstadt	1 Gering	2 Mittel	3 Hoch	4 Sehr hoher Beitrag
08	Beitrag zur Erreichung des Legislaturziels Klimastadt	1 Gering	2 Mittel	3 Hoch	4 Sehr hoher Beitrag

Relevanz für Stadtrat LU

Jedes Vorhaben wird bezüglich der Relevanz für die Stadtrat LU beim Meilenstein 10 ganz sicher beim Meilenstein 20 (MS 20) sprich Projektstart geprüft. Dabei gilt es festzulegen, welches Projekt im Digital-PMO erscheint. Ziele der Relevanz für Stadtrat LU sind:

• Klarheit über alle Stufen, welche Vorhaben sind für den Stadtrat relevant und welche sind nicht relevant.
• Klarheit haben, was ist wann an den Stadtrat zu melden
• Qualifizierter Umgang mit relevanten Vorhaben respektiven Projekten

Wann ist ein Projekt zwingend dem Stadtrat zu rapportieren, unabhängig von der Projektklasse?

• Strategisch wichtiges Projekt für den Stadtrat (Strategiebeitrag ist bei allen Projekten festzuhalten)
• Projekt löst eine Gesetzes- oder Dekretsänderung aus (Die Frage Gesetzesänderung notwendig Ja/Nein ist bei allen Projekten zu beantworten)
• Taktisch strategisch (Der Stadtrat will es, wieso auch immer, sehen; oder eine Direktion möchte das Projekt dem Stadtrat freiwillig rapportieren)

Die Projekte werden nach abwicklungsrelevanten Kriterien klassifiziert (= Projekttyp).

Nr.	Abwicklungskriterien	1	2	3	4
01	Abwicklungskomplexität: Welcher Komplexitätsgrad wird innerhalb des Projektes erwartet (Anzahl involvierte Organisationseinheiten/Gremien und/oder technische Komplexität).	1 Gering	2 Mittel	3 Hoch	4 Sehr hohe Komplexität
02	Personenbedarf: Wie viele Stunden bindet das Projekt bezüglich internen und externen Personalaufwand respektive Leistungen?	1 100T-250T	2 250T-2M	3 2M-5M	4 > 5M
03	Ressourcenintensität: Wie intensiv beansprucht das Projekt die Personalressourcen der vom Projekt betroffenen Abteilungen (Belastung der Organisation)?	1 Gering	2 Mittel	3 Hoch	4 Sehr hohe Intensität
04	Finanzieller Aufwand: Externe Projektkosten	1 < 20T	2 20T-100T	3 100T-250T	4 > 250T
05	Projektabhängigkeit: Wie stark ist das Projekt von/zu anderen Projekten oder von/zu Organisationen, und/oder externen Entscheide abhängig? Daraus resultiert auch der Koordinationsaufwand für die Projektleitung.	1 Gering	2 Mittel	3 Hoch	4 Sehr hohe Abhängigkeit
06	Abwicklungsrisiken: Risiko für inhaltliches Scheitern bezüglich Leistung/Qualität oder Kosten-/Zeitüberschreitung.	1 Tiefes Risiko	2 Mittleres Risiko	3 Hohes Risiko	4 Sehr hohes Risiko

Relevanz für Stadtrat LU

Jedes Vorhaben wird bezüglich der Relevanz für die Stadtrat LU beim Meilenstein 10 ganz sicher beim Meilenstein 20 (MS 20) sprich Projektstart geprüft. Dabei gilt es festzulegen, welches Projekt im Digital-PMO erscheint. Ziele der Relevanz für Stadtrat LU sind:

• Klarheit über alle Stufen, welche Vorhaben sind für den Stadtrat relevant und welche sind nicht relevant.
• Klarheit haben, was ist wann an den Stadtrat zu melden
• Qualifizierter Umgang mit relevanten Vorhaben respektiven Projekten

Wann ist ein Projekt zwingend dem Stadtrat zu rapportieren, unabhängig von der Projektklasse?

• Strategisch wichtiges Projekt für den Stadtrat (Strategiebeitrag ist bei allen Projekten festzuhalten)
• Projekt löst eine Gesetzes- oder Dekretsänderung aus (Die Frage Gesetzesänderung notwendig Ja/Nein ist bei allen Projekten zu beantworten)
• Taktisch strategisch (Der Stadtrat will es, wieso auch immer, sehen; oder eine Direktion möchte das Projekt dem Stadtrat freiwillig rapportieren)

	Tiefe Priorität	Mittlere Priorität	Hohe Priorität	Top-Priorität
Reine IT-Betriebsprojekte	Geringe Dringlichkeit	Mittlere Dringlichkeit	Hohe Dringlichkeit	Sofortige Dringlichkeit

	Tiefe Priorität	Mittlere Priorität	Hohe Priorität	Top-Priorität
Alles andere ist strategisch	Geringe Dringlichkeit	Mittlere Dringlichkeit	Hohe Dringlichkeit	Sofortige Dringlichkeit

Die Projektvorlage «Steckbrief», unterstützt Projektleiter, Auftraggeber und weitere Projektrollenträger in der Klassifizierung, Kommunikation und Entscheidungsfindung. Ausgewählte Lieferobjekte in der Projektabwicklung gemäss den Projektdokumentenvorlagen helfen die Klassifizierung während dem Projektverlauf, vorwiegend aber in der Initialisierung (MS10-20) gegebenenfalls zu überarbeiten. Ziele der Projektklassifizierung sind:

• Transparenz über die Klassifikation aller Projekte herstellen.
• Nachvollziehbare Prioritätsentscheide, Empfehlungen und Korrekturen aufgrund der Kriterien.
• Eine klassengerechte Wahl der Führungsinstrumente und Bestimmung der Lieferobjekte.
• Wahl des geeigneten Projektleiters.

Ein Strategisches Projekt ist, wenn:

• 1. Die Projektklassifizierung A4, A3 oder B4 ist, oder
• 2. Wenn die Geschäftsführung, wieso auch immer, es als «Strategisch» einstuft, oder
• 3. Es notwendig ist, um strategische Ziele vom Unternehmen zu erfüllen.

Diese Projekte werden im strategischen Projektportfolio geführt. Alle übrigen erfassten Projekte, werden in einem Bereichsportfolio-Sicht geführt/angezeigt. Das gesamte Projektportfolio, ohne Filterung auf eine Portfolio-Sicht, zeigt die Projektlast beim Unternehmen an, die massgeblich zum Unternehmenswandel (Change the Business) beiträgt. Diese Sicht wird für Projektübergreifende Prioritäts-Entscheidungen, Ressourcenabstimmung und -zuordnung verwendet um Unternehmenszielerfüllung zu begünstigen und Überforderung zu vermeiden. Strategische Projekte verwenden immer den A-Statusbericht. Zusätzlich zur Klassifizierung gilt es festzulegen, wie zwingend das Vorhaben gestartet werden muss. Ein Projekt mit Handlungszwang besteht, wenn:

• Ein wesentlicher irreversibler Imageschaden für das Unternehmen in unmittelbarer Zukunft droht.
• Ein unmittelbares Schadensrisiko > 10 Mio. besteht
• Keine Alternativen zu diesem Projekt bestehen.

Bewertung des Handlungsbedarfs/-zwangs:

• 1 = Muss-Vorhaben ohne zeitliche Verschiebungsmöglichkeit
• 2 = Muss-Vorhaben mit zeitlicher Verschiebungsmöglichkeit
• 3 = Kann-Vorhaben mit bestehendem Budget umsetzbar
• 4 = Kann-Vorhaben mit bestehendem Budget nicht umsetzbar

Vermerk: Handlungszwang soll nicht mit Entscheidungsdringlichkeit verwechselt werden! Zeitdruck für die Entscheidung ob ein Projekt gestartet wird basiert auf: Innen = MA Zufriedenheit, Wirtschaftlichkeit, Reduktion von Risiken, Wissensmanagement etc. Aussen = Markt (Innovation), Konkurrenten, Regulator, Politik