Projektphasen entstehen durch die Gliederung der Projektabwicklung in sachlogische Arbeitsschritte, die durch Entscheidungen abgegrenzt sind. Den Beginn einer Phase oder den Übergang zu einer nächsten Phase im Projektfortschritt markiert dabei ein «Haupt»-Meilenstein (MS).
Die Ziele eines phasenweisen Vorgehens sind:
Die fünf Standard-Projektphasen von Hermes sind: Initialisierung, Konzeption, Realisierung, Einführung und Abschluss. Vor jedem Phasenübergang wird durch die Auftraggeberin/den Auftraggeber einen qualifizierten Entscheid zur Freigabe der nächsten Phase getroffen.
Die Lösungsentstehung erfolgt in den Phasen "Konzeption", "Realisierung" und "Einführung".
Bei der Ausführungsart "small" (S) werden diese drei Phasen in eine Phase "Umsetzung" komprimiert.
Bei der Ausführungsart "medium" (M) werden die Phasen "Realisierung" und "Einführung" in eine Phase "Umsetzung" komprimiert.
Untenstehende Abbildung zeigt die Ausführungsart "large" mit allen Ausprägungen ausser dem Modul "Beschaffung":
An den Meilensteinen wird der Erfüllungsgrad der gelieferten Ergebnisse geprüft.
In den Checklisten sind die zu prüfenden Punkte pro Meilenstein detailliert beschrieben.
Die untenstehende Tabelle liefert eine Übersicht über die Meilensteine (Prüfpunkte) welche grundsätzlich für jedes Projekt, unabhängig der fachlichen Ausrichtung, zu erreichen sind.
| MS-Nr. | Beschreibung/Ergebnis | Checkliste | L | M | S | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| IMPULS | ||||||
| IS10 | Entscheid zur Aufnahme ins Projektportfolio | Der Eingang eines Ideensteckbriefes bei «DIG» ist der Start zu einem (Projekt-) Vorhaben. | X | X | X | |
| IS15 | Entscheid weiteres Vorgehen in der Impulsphase | Der Ideensteckbrief ist mit dem Kunden geklärt. Aufgrund der aktuellen Daten kann entschieden werden, ob das Vorhaben weitergeführt wird, und wenn ja mit welcher Projektabwicklungsart. Weiter muss zu diesem Zeitpunkt die minimale Projektorganisation (AG, PL und Projektmitarbeit) gegeben sein. |
Bestimmung der Abwicklungsart | X | X | X |
| IS18 | Entscheid zum Traktandieren treffen | Der Projektinitialisierungsauftrag liegt in einer guten Qualität vor und kann für das Projektportfoliogremium und für das Strategiegremium traktandiert werden. | X | |||
| IS19 | Entscheid zum Traktandieren treffen | Der Projektauftrag liegt in einer guten Qualität vor und kann für das Projektportfoliogremium und für das Strategiegremium traktandiert werden. | X | X | X | |
| PROJEKT | ||||||
| MS10 | Initialisierungsfreigabe Hermes: Meilenstein Projektinitialisierungsfreigabe |
Wollen wir etwas tun? Das Projekt für Projekte mit der Ausführungsart «L» beginnt mit der Phase Initialisierung beim Meilenstein Initialisierungsfreigabe. Aufgrund des Entscheides aus dem Strategieausschuss wird die Initialisierung durch den Auftraggeber freigegeben. |
X | |||
| MS17 | Weiteres Vorgehen Hermes: Meilenstein Weiteres Vorgehen |
Welche Variante verfolgen wir? Die Variante ist aufgrund der Studie getroffen und mit dem Auftraggeber und den Stakeholder abgestimmt. |
TBD | X | ||
| MS20 | Projektfreigabe Hermes: Checkliste Durchführungsfreigabe |
Wollen wir es tun? Der Meilenstein «Projektfreigabe» ist der Phasenübergang von der Ideenphase zur Konzeptphase («L», «M») oder zur Projektdurchführung («S») Aufgrund des Entscheides aus dem Strategiegremium wird das Projekt durch den Auftraggeber freigegeben. |
TBD | X | X | X |
| MS25 |
Lösungsarchitektur oder Produktkonzept |
Der Entscheid zur Lösungsarchitektur bildet die Voraussetzung für die Entwicklung oder Parametrisierung von Systemen.
Der Entscheid Produktkonzept bildet die Voraussetzung für die Entwicklung oder Adaption von Produkten oder Dienstleistungen. |
TBD | X | X | |
| MS26 |
DSP Konzept |
profi.pm: DSP im Projekt | X | X | ||
| MS30 | Phasenfreigabe Realisierung Hermes: Checkliste Phasenfreigabe |
Wie wollen wir es tun? Der Meilenstein «Phasenfreigabe Realisierung» ist der Phasenübergang vom Konzept zur Realisierung («L», «M»). Der Entscheid wird durch den Auftraggeber getroffen. |
TBD | X | X | |
| MS35 | Vorabnahme Hermes: Meilenstein Vorabnahme |
Könnten wir mit dem System so Live gehen? Die Vorabnahme schafft die Grundlage für die Durchführung der Einführungsmassnahmen sowie die anschliessende Betriebsaufnahme mit vertretbaren Risiken. |
TBD | X | X | X |
| MS40 | Phasenfreigabe Einführung Hermes: Checkliste Phasenfreigabe |
Wollen wir das so einführen? Der Meilenstein «Phasenfreigabe Einführung» ist der Phasenübergang vom Konzept zur Realisierung («L»). Der Entscheid wird durch den Auftraggeber getroffen. |
TBD | X | X | |
| MS41 | Abnahme der Migration Hermes: Abnahme der Migration |
Der Entscheid Abnahme Migration zeigt auf, dass die Migration erfolgreich war und bildet eine der Voraussetzungen für die Betriebsaufnahme. | X | X | ||
| MS42 | Betriebsaufnahme Hermes: Checkliste Betriebsaufnahme |
Können wir so Live gehen? Der Entscheid Betriebsaufnahme bildet die Voraussetzung für die Aktivierung des Produkts oder des Systems (mit anschliessender Aktivierung des Betriebs) und für die produktive Nutzung der Lösung. |
TBD | X | X | X |
| MS43 | Abnahme Hermes: Checkliste Abnahme |
Der Entscheid Abnahme beendet die Leistungserbringung im Rahmen der Lösungsentstehung und schafft die Grundlage für den Entscheid Phasenfreigabe Abschluss. Die Lösung wird inklusive der erforderlichen Dokumentation definitiv in die Anwendungs- und ggf. in die Betriebsorganisation überführt. | TBD | X | X | X |
| MS44 | Betriebsübergabe | Mit der Betriebsübergabe gehen die betrieblichen Verantwortlichkeiten vom Projekt zur Betriebsorganisation über. Die Betriebsprozesse werden aktiviert. | TBD | X | X | X |
| MS45 | Phasenfreigabe Phase Abschluss Hermes: Meilenstein Phasenfreigabe Abschluss |
Ist das Produkt fertig eingeführt? Der Entscheid Phasenfreigabe Abschluss beendet die Leistungserbringung im Rahmen der Lösungsentstehung und schafft die Voraussetzung für die Arbeiten in der Phase Abschluss. |
TBD | X | X | X |
| MS50 | Projektabschluss Hermes: Meilenstein Projektabschluss |
Hat das Projekt den Auftrag erfüllt? Mit Entscheid zum Projektabschluss wird das Projekt beendet und die Projektorganisation aufgelöst. |
TBD | X | X | X |
| MS60 | Entscheid der erfolgreichen Wirkungsprüfung |
Ist die gewünschte Wirkung erreicht? Aufgrund von IST-Daten aus dem laufenden Betrieb wird nach einem definierten Zeitraum geprüft, ob das Projekt die gewünschte Wirkung (Nutzen) erzielt hat. |
TBD | X | X | X |
(Eigene Darstellung. Enthält Meilensteine und Aufgaben gemäss Hermes 2022.)
| Entscheide | PMO1 | PPM2 | PPG3 | STG4 | Auftraggeber/in | Projektleiter/n |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Entscheid zur Projektabwicklungsart | C | C | A | R | ||
| Entscheid zur Initialisierungsfreigabe | C | I | (A) | (A) | A | R |
| Entscheid zur Projektfreigabe (MS20) | C | I | (A) | (A) | A | R |
| Entscheid zur Variantenwahl | C | I | I | I | C | A |
| Entscheid zur Phasenfreigabe (MS30 und MS40) | C | I | A | R | ||
| Entscheid zum Projektabschluss (MS50) | C | I | A | R |
R / Responsible: Die Person ist für die erfolgreiche Durchführung einer Aktivität zuständig. Das kann eine Aufgabe, ein Auftrag oder ein (Teil-)Projekt sein. Die Person ist dem Beteiligten mit der Rolle Accountable rechenschaftspflichtig. Doch sie muss die Arbeit nicht allein bewältigen, sondern kann andere Mitarbeiter um Unterstützung bitten. Damit es nicht zu Missverständnissen kommt, wird diese Rolle genau einer Person übertragen.
A / Accountable: Der Inhaber dieser Rolle besitzt die Verantwortung für das Ergebnis. Er genehmigt die Arbeit und sorgt dafür, dass das Ergebnis den rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgaben entspricht. Auch diese Rolle erfordert genau einen Verantwortlichen.
C / Consulting: Diese Person ist nicht unmittelbar an der Ausführung der Arbeit beteiligt. Allerdings sollte sie, bevor die Arbeit beginnt oder eine Entscheidung getroffen wird, um ihre Meinung gebeten werden. Die Rolle Consulting kann an mehrere Personen übertragen werden.
I / Information: Der oder die Inhaber (auch diese Rolle kann an mehrere Personen übertragen werden) besitzt oder besitzen das Recht, informiert zu werden.
1: Projektmanagementoffice
2: Projektportfoliomanagement
3: Projektportfoliogremium
4: Strategiegremium