Projektrichtlinien

Die Aufgaben, welche die Projektsteuerung (Auftraggeber*in und Mitglieder des Projektausschusses) während eines Projektes ausführen müssen sind ergänzend in Hermes beschrieben. Die folgenden Regeln gelten speziell für die Projektsteuerung als Rahmenvorgaben für eine erfolgreiche Projektabwicklung.

	Nr.	Regeln
	Allgemein
	01	Die Projektträger (Auftraggeber*in, Sponsor, Projektausschuss-Mitglieder) sind für den Erfolg des Projektes (Wirkung) verantwortlich. Die Projektleitung ist für die erfolgreiche Ausführung (Abwicklung) des Projektes verantwortlich.
	02	Alle Projekte richten sich nach dem Phasenmodell respektive nach den Meilensteinen der Führung aus.
	03	Ohne vorgängige Klärung und offizielle Freigabe von Projektgrenzen, -zielen und -auftrag durch die Projektsteuerung wird kein Projekt abgewickelt.
	Projektstart (MS20)
	04	Beim Projektstart sind, neben den Projektzielen, auch die personellen, finanziellen und instrumentellen Ressourcen qualitativ und quantitativ geklärt und für die nächste Phase oder das ganze Projekt (Bei Klasse S) verbindlich zugesagt. Der direkte Linienvorgesetzte gibt die personellen Ressourcen frei.
	05	Beim Projektstart ist der Risikokontext eines Vorhabens geklärt und die notwendigen Risikosenkungsmassnahmen und deren Kosten sind festgelegt sowie budgetiert.
	06	Die Erfolgsfaktoren des Projektes sind beim Projektstart auf Erfolg überprüft und ausgerichtet (wie z.B. genügend Ressourcen, richtige Organisation und Instrumente, Commitment, der Projektsteuerung PM-Kompetenz).
	Projektabwicklung
	07	An den Projektausschuss muss monatlich rapportiert werden. Der Auftraggeber gibt stets ein kurzes Feedback an den/die Projektleiter*in.
	08	Der/die  Auftraggeber*in, die Projektausschussmitglieder und/oder ein Fachgremium ist/sind verpflichtet, mindestens bei jedem Phasenübergang (Meilenstein) und bei Projektabschluss die wichtigsten Projektwerte zu kontrollieren und Stellung zu nehmen.
	09	Das Projektsteuerungs-Gremium (PSG) und der Auftraggeber (ATG) entscheiden aufgrund der erreichten Resultate und der aktualisierten Planungen offiziell über die Freigabe der nächsten Phase
	Projektabschluss
	10	Der/die Auftraggeber*in entscheidet, ob das Projekt offiziell  abgeschlossen wird  (Projektschlussbeurteilung).
	11	Erarbeitetes Projektwissen und Erfahrungswerte sind für kommende Vorhaben schriftlich festzuhalten. Mögliche Verbesserungen werden via PMO in das PM-System eingearbeitet.
	12	Der effektiv erzielte Projektnutzen (Wirkung) muss in angemessenem Zeitabstand zum Projektabschluss analysiert und ausgewiesen werden (MS60).

Die Aufgaben, die die Projektleitung und das Projektteam bzw. die einzelnen Rollen während eines Projektes zu erfüllen haben, sind in HERMES beschrieben. Für eine erfolgreiche Projektabwicklung gelten für das Projektteam folgende Regeln:

	Nr.	Regeln
	Allgemein
	01	Die Projektleitung ist für die erfolgreiche Ausführung (Abwicklung) des Projektes verantwortlich.
	02	Alle Projekte richten sich nach dem Phasenmodell respektive nach den Meilensteinen der Steuerung aus. Als Referenzmodell gilt HERMES.
	03	Die Richtlinien, um die Projektergebnisse zu dokumentieren und die gewünschte Qualität zu erreichen, sind festgelegt und allen Teammitgliedern bekannt.
	Projektstart (MS20)
	04	Beim Projektstart wird ein Kick Off durchgeführt, so dass die Ziele und der Umfang des Projekts für alle geklärt sind. Damit wird sichergestellt, dass das Team auf dasselbe Ziel hinarbeitet.
	05	Um eine effiziente Kommunikation zu gewährleisten, sind die Kommunikationswege und -methoden innerhalb des Teams zu Beginn des Projekts festgelegt.
	06	Die Verantwortlichkeiten und Rollen jedes Teammitglieds sind geklärt, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben angemessen verteilt und ausgeführt werden.
	Projektabwicklung
	07	Zu Beginn jeder Phase werden ein Zeitplan und wichtige Meilensteine festgelegt, um den Projektfortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder die erforderlichen Aufgaben rechtzeitig erledigen.
	08	Alle im Rahmen des Projektes erstellten Lieferergebnisse sind von den relevanten Stakeholdern (Fachexperten und zuständiger Bereich) auf die erforderliche Qualität geprüft und abgenommen.
	09	Die Teammitglieder tauschen sich regelmässig über ihre Ideen, Bedenken und Fortschritte aus. Sie geben einander konstruktives Feedback durch offene und ehrliche Kommunikation.
	Projektabschluss
	10	Alle relevanten Informationen und Ergebnisse des Projekts sind dokumentiert und der Betreiberorganisation sowie dem zuständigen Bereich (Dienstabteilung) in offizieller Form übergeben.
	11	Bevor das Projekt offiziell abgeschlossen wird, sind die Projektziele überprüft und es ist sichergestellt, dass alle noch ausstehenden Arbeiten offiziell an die ausführende Stelle übergeben sind.
	12	Eine ordnungsgemässe Übergabe der Projektergebnisse an die zuständigen Stakeholder (sowohl Betrieb wie auch Anwender) ist erfolgt. Die Decharge kann in offizieller Form vom Auftraggebenden erfolgen.