Rollen & Organisation

• Initiieren und Steuern des Vorhabens
• Abstimmung der Ziele mit den übergeordneten Strategien, Vorgaben und Zielen der Stammorganisation
• Bestimmen der Mitglieder des Projektausschusses und Führen des Projektausschusses
• Bestimmen und Steuern der Projektleiter:in, Festlegen der Kompetenzen
• Ausreichende Mitwirkung des Fachbereichs sicherstellen

• Entscheidungskompetenz im Rahmen der Kompetenzordnung durch die Stammorganisation
• Zuteilung finanzieller und personeller Ressourcen sowie der Infrastruktur für das Projekt
• Eskalation zur Stammorganisation

• Gesamtverantwortung für das Vorhaben und das Erreichen der Ziele
• Rechtzeitige Entscheidungen über Anträge und Massnahmen
• Bereitstellen der Ressourcen und Sicherstellen des wirtschaftlichen Einsatzes (finanziell, personell, Infrastruktur)

Wichtig: ZID muss in jedem Projekt im Projektausschuss vertreten sein

• Beratung und Unterstützung des Auftraggebers in seinen Aufgaben
• Unterstützung und Verankerung des Projekts in der Organisation, die es vertritt
• Frühzeitiges Einbringen von Anliegen der vertretenen Organisation
• Mitwirkung bei der Erarbeitung von Problemlösungen

• Kann einen Projektreview oder ein Projektaudit beantragen
• Empfehlungskompetenz:
  • Empfehlungen zu Abschluss und Freigabe von Phasen an den Auftraggeber
  • Empfehlungen zu risikominimierenden Massnahmen (z. B. zu Einsetzung des Projektcontrollings oder des Qualitäts- und Risikomanagers) an den Auftraggeber
• Kann alle für die Steuerung und Beurteilung des Projekts benötigten Informationen einholen
• Kann an Abstimmungen mitwirken, sofern er stimmberechtigt ist

• Beratung und Unterstützung des/der Projektleiters/in bei der Beurteilung von fachlichen Fragestellungen und Ergebnissen
• Unterstützung und Verankerung des Projekts in der von ihm vertretenen Organisation
• Frühzeitiges Einbringen von Anliegen der vertretenen Organisation

• Empfehlungen zu Ergebnissen zuhanden des Projektleiters abgeben
• Empfehlungen zu qualitätssichernden Massnahmen zuhanden des Projektleiters abgeben
• Kann auf alle benötigten Informationen zugreifen

• Einhaltung der Anforderungen an DSP

• Führung des Projekts zur Erreichung der gesetzten Ziele (Zeit, Kosten, Qualität) und Vorgehensziele
• Führung des Berichtswesens und umfassende, regelmässige und situative Information der Projektsteuerung, damit sie ihre Steuerungs- und Entscheidungsaufgaben wahrnehmen kann
• Identifizierung von Stakeholdern, Rekrutierung dieser für das Projekt und Analysierung deren Grundinteressen
• Führung des Qualitäts- und Risikomanagements
• Sicherstellung des rechtzeitigen Einbezugs von zuständigen Controlling- und Vorgabestellen, damit ihre berechtigten Anforderungen erfüllt werden
• Regelung der im Projekt ergänzend zu HERMES einzusetzenden Methoden, Praktiken und Werkzeuge und Sicherstellung ihrer Anwendung
• Umsetzen der Entscheide Steuerung und Führung
• Durchführung von Beschaffungen unter Einhaltung der Vorgaben der Beschaffungsstelle
• Überprüfung der Einhaltung des SLAs (Dienstleistungsniveau Vereinbarung) durch die Vertragspartner im Projekt

• Kann auf alle Projektinformationen zugreifen
• Kompetenz bezüglich des Einsatzes der freigegebenen Ressourcen
• Alleinige Projektführungsverantwortung und Anordnungskompetenz, ohne während der agilen Vorgehensweise in die Selbstorganisation des Entwicklungsteams einzugreifen
• Entscheidungskompetenz im mit dem Auftraggeber definierten Rahmen
• In Absprache mit dem Auftraggeber:
  Projekt in Teilprojekte aufteilen,
  Teilprojektleiter bestimmen und
  Führungsaufgaben delegieren.

• Wirtschaftlicher und nachhaltiger Einsatz der Ressourcen
• Einsatz der Projektgovernance SLU
• Einhaltung der Anforderungen an DSP

• Er/sie vertritt im Projekt die Anwender und deren Interessen.
• Er/sie verwaltet die mit den Fachbereichen abgestimmten und eindeutigen fachlichen Lösungsanforderungen als stabile Basis für die Realisierung.
• Er/sie ist für den fachlichen Erfolg der Entwicklung verantwortlich.
• Erhebung aller lösungsspezifischen Anforderungen
• Er/sie ist sowohl für die Entwickler als auch für die Stakeholder der Ansprechpartner und bildet damit in der Projektorganisation einen verbindlichen Kommunikationskanal.
• Transparenzhaltung und Verfügbarmachung der Lösungsanforderungen für alle am Projekt Beteiligten
• Einbringen der vollständigen, mit den Fachbereichen und Kunden abgestimmten fachlichen Anforderungen und Funktionalität, Vertretung der Stakeholderinteressen
• Maximierung der Wertschöpfung der Entwicklungsarbeit (Wertmaximierung der Lösung)
• Sicherstellung des Leistungsumfangs und des fachlichen Erfolgs der Lösung
• Einbindung der Stakeholder gemäss Stakeholderliste in die Lösungsentstehung

• Kann auf alle Projektinformationen zugreifen
• Kompetenz bezüglich des Einsatzes der freigegebenen Ressourcen
• Mitsprache bei der Festlegung von Anforderungen an und beim Abschluss der SLAs

• Verantwortung für die Lösungsanforderungen
• Einhaltung der Anforderungen an DSP
• Verantwortung für die Kommunikation mit dem Entwicklungsteam (Schnittstelle, agil )

• Vertritt im Projekt die Partnergruppe Betreiber
• zuständig für den Aufbau des Betriebes mit der Betriebsplattform und der Betriebsorganisation
• technische und organisatorischen Integration in den Betreib
• fachliche Unterstützung bei der regelmässigen Berichterstattung
• fachliche Unterstützung bei der Beschaffung
• Sicherstellung der Betriebsübergabe (siehe IT-Betrieb Prozesslevel Ausführung)

• Kompetenz bezüglich des Einsatzes der freigegebenen Ressourcen
• Entscheidungskompetenz im mit dem Projektleiter definierten Umfang
• Umsetzen der Entscheide Steuerung und Führung innerhalb ZID

• Einhaltung der finanziellen Vorgaben
• Einhaltung der DSP Anforderungen der Fachstelle FDSP
• Einbringen der Anforderungen seitens des Betreibers

• Entwirft die Lösungsarchitektur
• Definiert die Lösungskomponenten des Systems und ihre Schnittstellen mit den Umsystemen.
• Stimmt sich mit dem IT-Architekt (Stammorganisation) ab

• Entscheidungskompetenz bezüglich der Lösungsarchitektur im Rahmen der definierten Vorgaben und Standards

• Sicherstellung der Konformität mit den vorhandenen Standards und Architekturvorgaben
• Bei Unstimmigkeiten mit den Architekturvorgaben aus der Stammorganisation ist er in der Pflicht, mit dem IT-Architekt (Stammorganisation) eine Lösung zu finden
• Der Lösungsarchitekt trägt nicht, wie bei HERMES beschrieben, die technische Gesamtverantwortung für das IT-System. Diese trägt in jedem Fall der Projektleiter-Betreiber von ZID.

• Anordnen von Sicherheits- und Datenschutzmassnahmen innerhalb des Projekts
• Einsicht in alle zur Ausübung der Aufgabe notwendigen Projektunterlagen
• Transparentes aufzeigen von Abweichungen und Risiken gegenüber PL, Auftraggeberschaft und der FDSP

• Vertiefte Kenntnisse im Bereich Informationssicherheit und Datenschutz
• Vertieftes Verständnis der DSP-Anforderungen (ISO/IEC 27002 + 27701)
• Vertieftes Verständnis der System- und Netzwerkarchitektur
• Kenntnis sicherheitsrelevanter IT-Betriebsprozesse, bspw. Incident-, Changemanagement
• Kenntnis der SLU-Projektmethodik
• Kenntnis von Prüf- und Auditmethoden
• Kommunikations- und Verhandlungsgeschick

• Zentrale Ansprechperson für die FDSP (SPOC) innerhalb des Projekts
• Koordination und Sicherstellung der Umsetzung der DSP-Anforderunge

Auszug aus der IT-und Digitalverordnung:

• überwacht die strategiekonforme Ausrichtung der Stadt Luzern;
• überwacht die strategiekonforme Umsetzung von Infrastruktur- und
  Digitalisierungsprojekten,
  prüft die durch die Dienstabteilungen Zentrale Informatikdienste und
  Digital aktualisierten bzw. weiterentwickelten Informatik- und Digitalstrategien zur Freigabe durch den Stadtrat,
• berät die Leiterin oder den Leiter ZID mit einer Vertretung bei der
  Planung und Umsetzung der Projekte in der Entscheidungskompetenz
  der ZID,
• kann mit einer Vertretung bei grösseren oder strategisch wichtigen
  Projekten Einsitz in den jeweiligen Projektorganisationen nehmen.

• entscheidet über Initialisierungs- und Projektfreigaben bei Infrastruktur-und Digitalisierungsprojekten,
• gewährt Leistungsbezügerinnen ein Anhörungsrecht, sofern diese mit den Empfehlungen des Projektportfolio-Gremiums bezüglich der Initialisierungs- oder Projektfreigabe nicht einverstanden sind,
• entscheidet über die Aufnahme von Projekten in die Projektportfolios Infrastrukturprojekte und Digitalisierungsprojekte sowie über die notwendigen Kredite in der Erfolgs- und Investitionsrechnung und die notwendigen personellen Ressourcen, sofern diese befristet sind,
• entscheidet über Beiträge an externe Digitalisierungsprojekte zur Umsetzung einer Smart-City.

Auszug aus der IT-und Digitalverordnung:

• Das Projektportfolio-Gremium prüft Initialisierungs- und Projektaufträge für
  Infrastruktur- und Digitalisierungsprojekte.
• Das Projektportfolio-Gremium überprüft die Projekte insbesondere hinsichtlich folgender Kriterien:
• a. gesetzliche Vorgaben;
  b. Einhaltung der Informatikstrategie;
  c. Einhaltung der Digitalstrategie;
  d. Einordnung in die IT-Architektur;
  e. Kundennutzen;
  f. Wirksamkeit;
  g. Dringlichkeit;
  h. Weiterentwicklung einer Kernaufgabe.
• Es beantragt zuhanden des Strategiegremiums die Initialisierungs-und
  Projektfreigabe

• setzt die Traktanden für das Strategiegremium in Bezug auf die Initialisierungs- und Projektfreigabe.

• Aufnahme und Priorisierung von Projektideen
• Analyse der Projektdaten und Erstellung eines PMO-Berichts (Reporting)
• Support des PPG
• Projektportfolio mit den Fachbereichen abstimmen
• Verwaltung der IT-Investitionen Betrieb und Investition Digitalisierung

• Veranlassung der Projektleitenden zur Berichterstattung
• Kontrolle/Korrektur der Steuerungsmassnahmen
• Intervention bei formellen Mängeln

• Korrekt Bericht erstatten.
• Einhaltung der formalen Vorgaben bei Anträgen und Massnahmen sicherstellen.
• Richtlinieneinhaltung garantieren.
• Übersicht über die Stati der laufenden/geplanten Projekte im PP ermöglichen.

• Beteiligen sich bei der Aufgleisung von Digitalprojekten von der Impulsphase bis zur Initiierung und Übergabe an die Businessprojektleitungen (PL).
• Nehmen Einsitz in der jeweiligen Projektsteuerung, sofern von den AGs erwünscht.
• geben Rückmeldungen zu Digitalisierungsvorhaben zu Handen der Gremien (PPG/STG)
• Verwaltet das Ideenportfolio der entsprechenden Direktion

• Priorisierung und Bewertung des Ideenportfolios
• Analyse der Abhängigkeiten der geplanten neuen Vorhaben (Ideen)
• Laufende Überprüfung der Ideen hinsichtlich deren Ausrichtung auf die jeweiligen Strategien

Auszug aus der IT-und Digitalverordnung:

• beurteilt und überprüft die IT-Architektur;
• legt periodisch die IT-Standards und IT-Technologie-Vorgaben fest;
• beurteilt neue IT-Architekturen und neue Technologien aus Infrastruktur-und Digitalisierungsprojekten;
• legt periodisch die Ziel-IT-Architektur fest.

• genehmigt IT-Architektur- und -Technologievorgaben;
• überprüft IT-Architektur-Konzepte aus Infrastruktur- und Digitalisierungsprojekten auf die Einhaltung von IT-Architektur- und Technologievorgaben und genehmigt diese.
• Das IT-Architektur-Board kann interne oder externe Fachspezialistinnen und Fachspezialisten beiziehen.

Auszug aus der IT-und Digitalverordnung:

• Ist zuständig für die Koordination der IT-Architekturfragen
• Koordiniert und leitet die regelmässigen IT-Architektur Board Sitzungen (IAB)
• Beobachtet den Hardware-, Software- und Kommunikationsmarkt
• Beurteilt die Architektur-Änderungsanträge
• Plant und führt Audits und Design Reviews durch

• Hat Weisungsrecht in IT-Architekturbelangen

• Ist für die Weiterentwicklung des IT-Architekturprozesses verantwortlich

• Betreuung und Aufbau der Datenarchitektur
• Projektleiter, Applikations- und Anwendungsverantwortliche sowie Dienstchefs bzgl. der Datenarchitektur beraten
• Verantwortlich für die Spezifikation von Schnittstellenanforderungen

• Hat Weisungsrecht in Daten-Architekturbelangen

• Ist für den Aufbau und die Weiterentwicklung der Datenarchitektur zuständig
• Ist für den Daten-Architekturprozesses verantwortlich